После объявления об организации тендера от компаний-претендентов направляются заявки на участие. Вся процедура должна пройти вовремя и обязательно по установленному и утверждённому заранее регламенту — это не гарантирует победы, но станет первым шагом к ней. Поданная и заверенная заявка должна быть оформлена очень грамотно. Чтобы получить положительный ответ, необходимо добиться полного соответствия требований организатора и вашего предложения. В противном случае, заявку отклонят уже на предварительном рассмотрении.
Вся сложность процесса заключается в отсутствии готовых шаблонов. Конкурсы, запросы компаний и их финансовые возможности значительно отличаются друг от друга. При недостаточном опыте тендерная документация может представлять некоторые сложности и содержать «подводные камни», о которые ежедневно разбиваются несостоявшиеся участники.
Особое значение отводится грамотной и правильной формулировке основной информации о компании-претенденте. В эту категорию можно отнести:
- Полное и правильное указание реквизитов организации с приложенными копиями;
- Перечень документов, способных подтвердить качество предоставляемых услуг;
- Четко сформулированное коммерческое предложение фирмы;
- Документы, подтверждающие вид деятельности, указанный в ТЗ.
Отправной точкой для подготовки к участию организации в тендере являются требования заказчика к тендерным предложениям. Компании, организующие такого рода конкурсы на постоянной основе, имеют четко сформулированный перечень квалификационных условий. Только внимательно изучив эту часть документов, можно рассчитывать на положительное решение организаторов мероприятия.